Vastuullisuuden johtaminen

Bittiumilla on erillinen vastuullisuustyöryhmä, joka kehittää, seuraa ja arvioi vastuullisuuden avainmittareita ja asetettujen tavoitteiden toteutumista.

Vastuullisuusraportti 2023
Bittium vatuullisuus

Vastuullisuuden organisointi ja riskienhallinta

Bittiumilla on erillinen vastuullisuustyöryhmä, joka kehittää, seuraa ja arvioi vastuullisuuden avainmittareita ja asetettujen tavoitteiden toteutumista. Työryhmän vastuulla on vastuullisuusriskien hallinta ja luotaus sekä yhtiön vastuullisuuden raportointi.

Vastuullisuustyöryhmän työtä johtaa konsernin viestintä- ja vastuullisuusjohtaja. Ryhmä koostuu kuudesta (6) jäsenestä, jotka ovat toimitusjohtaja, viestintä- ja vastuullisuusjohtaja, lakiasiainjohtaja, talousjohtaja, henkilöstöjohtaja sekä laatu- ja ympäristöjohtaja. Vastuullisuustyöryhmä kokoontuu neljännesvuosittain. Vastuullisuustyöryhmän tuottama vastuullisuusraportti katselmoidaan vuosittain Bittiumin johdon ja hallituksen toimesta (ns. johdon katselmointi).

Bittiumin johtoryhmä käsittelee vastuullisuuteen liittyviä asioita, seuraa vastuullisuuden tuloksellisuutta ja asettaa vastuullisuustavoitteita puolivuosittaisessa johdon katselmoinnissa. Johtoryhmä vastaa myös vastuullisuussuunnitelmien ja toimenpiteiden jalkauttamisesta päivittäiseen liiketoimintaan.

Bittium Oyj:n hallituksen tarkastusvaliokunta käsittelee vastuullisuusasioita säännöllisesti ja tarvittaessa. Tarkastusvaliokunta valvoo yhtiön valmistautumista uuden kestävyysraportointidirektiivin voimaantuloon.  Valiokunta seuraa yhtiön kestävyysraportointia ja sen varmentamista.

Bittium Oyj:n hallitus käsittelee vastuullisuusasioita perustuen johtoryhmän esityksiin ja hyväksyy vuosittain yhtiön vastuullisuusraportin.

Yhtiön toimintaan ja toimintaympäristöön liittyvien riskien hallinnoinnin ja prosessien kuvaus on määritelty osana selvitystä hallinto- ja ohjausjärjestelmästä.

Bittiumin eettiset periaatteet ja Code of Conduct

Bittiumin eettiset periaatteet muodostuvat seuraavista osa-alueista:

1) Korruption vastainen toiminta

Bittiumin markkina- ja liiketoiminta-alueista johtuen korruptio on yksi keskeisistä sosiaaliseen vastuuseen ja ihmisoikeuksiin liittyvistä riskeistä. Bittium ei hyväksy minkäänlaisia lahjonnan tai korruption muotoja omassa tai yhteistyökumppanien toiminnassa. Korruption vastaisen toiminnan ehkäisemiseksi laaditut sisäiset ja ulkoiset ohjeet on päivitetty vuonna 2017. Henkilökunta saa ohjeisiin liittyvää koulutusta.

Bittium edellyttää kumppaneiden noudattavan näitä ohjeita. Yhtiöllä on käytössä seurantatyökalu yhteistyökumppaneiden korruption tai muiden epäselvyyksien tunnistamiseksi.

Sekä yhtiön ulkoisille että sisäisille sidosryhmille on käytössä kanava, jonne voi ilmoittaa korruption vastaisten sääntöjen rikkomuksista. Vuonna 2023 yhtiön tietoon ei tullut yhtään korruptiotapausta.

2) Tietojen suojaaminen ja turvaaminen

Tietojen luokittelun, säilyttämisen ja luovuttamisen menetelmät on määritetty Bittiumin tietoturvaa ja tietosuojaa koskevissa ohjeistuksissa.

3) Reilu liiketoiminta, mainonta ja kilpailu

Bittium noudattaa reilun liiketoiminnan, mainonnan ja kilpailun vaatimuksia. Yhtiön käytössä on erilaisia keinoja asiakastietojen turvaamiseen tietoturvallisuutta koskevien käytäntöjen mukaisesti.

4) Yrityskansalaisuus

Yhtiö tukee yhteisön osallisuutta edistääkseen sosiaalista ja taloudellista kehitystä.

5) Immateriaalioikeuksien suojaaminen

Bittium kunnioittaa immateriaalioikeuksia ja soveltaa immateriaalioikeuksia koskevaa strategiaa ja ohjeistuksia kaikessa toiminnassaan. Myös vastuullinen hankinta on keskeinen osa vastuullista liiketoimintatapaa. Vastuullisen hankinnan periaatteet on kuvattu tarkemmin painopistealueen Luottamukselliset asiakassuhteet ja tietoturvalliset tuotteet yhteydessä.

Sidosryhmäyhteistyö

Bittiumin toiminnalla on vaikutuksia moniin eri sidosryhmiin. Niiden näkemysten ja odotusten ymmärtämisellä on tärkeä merkitys yrityksen toimintaan ja menestykseen. Avoin vuoropuhelu sidosryhmien kanssa auttaa kehittämään toimintaa, tuotteita ja ratkaisuja sekä sitä, miten Bittium voi tavoitteellisesti hakea ratkaisuja yhteiskunnallisiin haasteisiin.

Bittium tekee yhteistyötä kansallisten ja kansainvälisten sidosryhmien kanssa. Suurimmat sidosryhmät ovat oma henkilöstö, asiakkaat, eri toimittajat, yhteistyökumppanit, viranomaiset ja muut toimintaa ohjaavat tahot, osakkeenomistajat ja sijoittajat, opiskelijat ja eri oppilaitokset sekä eri yhteisöt. Yhtiön toimintaa sidosryhmien kanssa ohjaa hyvä hallintotapa, eettiset periaatteet ja menettelytavat (Code of Conduct).

Henkilöstö

Henkilöstölle yhtiö järjestää vuodessa useita eri tilaisuuksia, joissa on mahdollisuus esittää kysymyksiä ja antaa palautetta. Tärkeä osa yhteydenpitoa on ollut mahdollisuus avoimeen vuoropuheluun ja kysymysten esittämiseen suoraan johdolle. Koronaviruspandemian aikana henkilöstön terveyden turvaamiseksi ja liiketoiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi henkilöstötilaisuudet järjestettiin ainoastaan verkossa. Vuoropuhelu johdon ja henkilöstön välillä näissä tilaisuuksissa on ollut jopa aktiivisempaa kuin fyysisesti järjestetyissä tilaisuuksissa, ja paikasta riippumaton osallistumismahdollisuus kasvatti osallistujien määrää merkittävästi. Näistä syistä koronaviruspandemian helpottaessa tilaisuuksien pitämistä päätettiin jatkaa verkossa.

Vuonna 2023 yhtiö on käynyt läpi suuria muutoksia toimintatavoissa ja prosesseissa. Muutoksiin liittyviä henkilöstötilaisuuksia ja lyhyitä briiffejä järjestettiin tavallista enemmän tukemaan muutosten viestintää ja käytäntöön viemistä.

Henkilöstötilaisuuksien lisäksi henkilöstö antaa palautetta vuosittaisella anonyymillä henkilöstökyselyllä. Henkilöstölle tärkeää ovat tasa-arvoinen kohtelu ja avoin vuorovaikutus. Henkilöstö odottaa kiinnostavia ja merkityksellisiä tehtäviä sekä mahdollisuutta ammatilliseen kehittymiseen. Vuotuisten henkilöstökyselyiden lisäksi yhtiö kartoittaa henkilöstönsä jaksamista kvartaaleittain järjestettävällä lyhyellä pulssikyselyllä, mikä mahdollistaa nopeamman puuttumisen mahdollisiin esiin nousseisiin epäkohtiin. Molempien kyselyiden tulokset ovat henkilöstön nähtävillä yhtiön intranetissä.

Asiakkaat

Asiakkailta saadaan palautetta pääsääntöisesti jatkuvan yhteydenpidon kautta sekä erilaisin vuosittain järjestettävin kyselyin. Vuoden 2023 aikana kyselyitä toteutettiin sekä haastatteluin että internetin välityksellä. Palautetta kerätään asiakkaiden useilta eri tasoilta projektityöntekijöistä asiakkaan ylimpään johtoon asti. Vuonna 2024 tullaan jatkamaan hyväksi havaittua tapaa kerätä asiakaspalautetta.

Käytössämme olevat scrum- ja ketterät (agile) menetelmät sekä niitä tukevat mahdollisimman reaaliaikaiset, verkkopohjaiset järjestelmät mahdollistavat jatkuvan seurannan ja avoimen keskustelun. Tämä mahdollistaa nopean reagoimisen mahdollisiin epäkohtiin.

Asiakkaille tärkeää ovat kilpailukykyiset ja luotettavat tuotteet ja palvelut sekä vastuullinen ja reaaliaikainen tapa toimia. Yhtiön merkittävät asiakkaat ovat alansa johtavia kansainvälisiä toimijoita. Vaikka koronapandemia opetti joustavaan yhteistyöhön internetin välityksellä, kasvotusten tapahtuvat kohtaamiset koetaan kuitenkin sitouttavammiksi. Erityisesti tuotteiden ja projektien katselmointia tai hyväksyntöjä on helpompi hoitaa kasvotusten.

Toimittajat ja kumppanit

Toimittajien ja muiden yhteistyökumppaneiden kanssa kyseessä on usein pitkäaikainen ja tiivis yhteistyö, jossa säännöt ja toimintatavat ovat vakiintuneita. Jatkuva yhteydenpito mahdollistaa avoimen keskustelun. Toimittajat ja yhteistyökumppanit odottavat Bittiumilta reilua ja vastuullista toimintaa ja pitkäaikaista yhteistyötä. Yhtiö puolestaan vaatii toimittajilta ja yhteistyökumppaneilta vastuullista toimintaa, jota seurataan säännöllisesti.

Viranomaiset

Bittium on säännöllisesti yhteydessä viranomaisiin muun muassa vientivalvontaan ja tietoturvaan liittyvissä asioissa. Yhtiössä seurataan lakien ja asetusten noudattamista, ja niiden soveltaminen yhtiön liiketoimintaan vaatii avointa ja jatkuvaa kanssakäymistä eri viranomaisten kanssa.

Paikallisyhteistyö

Osana vastuullista yrityskansalaisuutta Bittium on aktiivinen toimija eri yhteisöjen kanssa. Eri yhteisöjen odotuksiin vastataan eri tavoin. Yhtiö tukee säännöllisesti oppilaitoksia ja kouluja mahdollistaakseen nuorten opiskelijoiden ja myös opettajien tutustumisen työelämään. Tämän yhteistyön kautta saadaan myös innokkaita koulusta valmistuneita nuoria Bittiumille töihin.

Tutkimus- ja kehitysyhteistyö yritysten ja tutkimuslaitosten kanssa laajentaa osaamista yhtiössä ja mahdollistaa kehityksen eteenpäin viemisen yhdessä.

Osakkeenomistajat ja sijoittajat

Osakkeenomistajat, sijoittajat ja analyytikot odottavat Bittiumilta pitkän tähtäimen arvonmuodostusta ja vastuullista toimintaa. Yhtiötä seuraavia analyytikoita tavataan säännöllisesti ja yhtiöstä osallistutaan eri instituutionaalisille sijoittajille järjestettyihin tilaisuuksiin. Kerran vuodessa järjestettävässä yhtiökokouksessa osakkeenomistajilla on mahdollisuus tulla tapaamaan ja keskustelemaan yrityksen johdon ja hallituksen kanssa.

Vuonna 2021 yhtiö lähti mukaan moderoidulle sijoittajille suunnatulle keskustelupalstalle lisätäkseen ja parantaakseen viestintää sijoittajien kanssa. Vuonna 2023 työtä jatkettiin tavoitteena parantaa ymmärrystä yhtiön strategiasta ja liiketoiminnasta avoimen ja läpinäkyvän keskustelun avulla.

Vuonna 2023 yhtiö järjesti strategiapäivityksen yhteydessä pääomamarkkinapäivän analyytikoille ja sijoittajille. Päivä järjestettiin pääkaupunkiseudulla fyysisenä tapahtumana, jossa sijoittajilla oli mahdollisuus esitysten jälkeen tavata yhtiön johdon edustajia ja suurimpia omistajia sekä tutustua yhtiön tuotteisiin ja palveluihin. Tilaisuuteen pystyi osallistumaan myös virtuaalisesti. Paikan päälle tilaisuuteen osallistui 40 henkilöä ja verkon yli tilaisuutta seurasi 374 henkilöä. Tilaisuuden tallennetta oli katsottu vuoden 2023 loppuun mennessä 786 kertaa.

Whistleblowing

Bittiumin Whistleblowing-ohje

1. Johdanto – mitä whistleblowing on ja miksi se on tärkeää?

Organisaatiomme pyrkii saavuttamaan läpinäkyvyyden ja korkean liiketoiminnan etiikan. Whistleblowing-ilmoituskanavamme tarjoaa mahdollisuuden ilmoittaa organisaatiolle epäillyistä väärinkäytöksistä luottamuksellisesti. Se on tärkeä työkalu luottamuksen ylläpitämiseksi liiketoiminnassamme, koska se auttaa meitä havaitsemaan mahdolliset väärinkäytökset ja reagoimaan niihin varhaisessa vaiheessa. Whistleblowing-ilmoituksen voi tehdä avoimesti tai nimettömästi.

2. Milloin ilmoitus tulee tehdä?

Whistleblowing-palvelua voidaan käyttää varoittamaan meitä ihmisiin, organisaatioomme, yhteiskuntaan tai ympäristöön kohdistuvista vakavien väärinkäytösten riskeistä. Palvelua voidaan käyttää raportoimaan toiminnasta, joka voi olla ristiriidassa Bittiumin eettisten periaatteiden ja Code of Conduct:in, tai lakien tai asetusten kanssa.

Ilmoituskanavaan voi tehdä ilmoituksen myös ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvista väärinkäytöksistä. Euroopan unionin ilmoittajansuojeludirektiiviin perustuvassa ilmoittajansuojelulaissa on asetettu ilmoittajan työn yhteydessä havaittujen väärinkäytösten ilmoittamiseen velvoite perustaa sisäinen ilmoituskanava, jonka kautta kyseiset ilmoittajat voivat ilmoittaa väärinkäytöksistä. Ilmoittajansuojelulaki kieltää ilmoittajaan kohdistuvat vastatoimet (esimerkiksi ilmoituksen perusteella tehty työsuhteen päättäminen). Ilmoittajan suojelun saaminen ilmoittajansuojelulain mukaisesti edellyttää, että ilmoittajalla on ilmoittamishetkellä perusteltu syy uskoa, että rikkomista koskeva tieto pitää paikkansa, ilmoittaja ilmoittaa työnsä yhteydessä havaitusta väärinkäytöksestä ja rikkomista koskeva tieto kuuluu ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan alla kuvatusti.

Ilmoittajansuojelulain mukaan ilmoituksia voidaan tehdä esimerkiksi seuraavilla EU:n ja kansallisen lainsäädännön aloilla havaituista rangaistavista väärinkäytöksistä:

  • Julkiset hankinnat (lukuun ottamatta puolustus- ja turvallisuushankintoja)
  • Finanssipalvelut, -tuotteet ja -markkinat
  • Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen
  • Tuoteturvallisuus ja vaatimustenmukaisuus
  • Liikenneturvallisuus
  • Ympäristönsuojelu
  • Säteily- ja ydinturvallisuus
  • Elintarvikkeiden ja rehujen turvallisuus sekä eläinten terveys ja hyvinvointi
  • Euroopan unionin toiminnasta annetun sopimuksen 168 artiklan tarkoittama kansanterveys
  • Kuluttajansuoja
  • Yksityisyyden ja henkilötietojen suoja sekä verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuus

    Lue lisää ilmoittajansuojelulain soveltamisalasta ja muista vaatimuksista oikeuskanslerin virallisilla verkkosivuilla ilmoittajansuojelusta.

Jos asia koskee tyytymättömyyttä työpaikalla tai muuta vastaavaa henkilöstöasiaa, työntekijöitä pyydetään ottamaan yhteyttä esimieheensä, koska näitä asioita ei voi tutkia whistleblowing-prosessin yhteydessä.

Virheellisten tai ilkeämielisten tietojen tahallinen ilmoittaminen on kuitenkin kiellettyä. Whistleblowing-ilmoituspalvelun väärinkäyttö on vakava rikkomus joka voi johtaa toimenpiteisiin.

3. Miten ilmoitus tehdään?

Huolenaiheesta voi ilmoittaa eri tavoin:

  • Vaihtoehto 1: Ilmoita organisaatiomme sisällä omalle esimiehellesi tai muulle esimiehelle.   
  • Vaihtoehto 2: Anonyymi tai luottamuksellinen viestittely whistleblowing-tiimin kanssa whistleblowing-ilmoituskanavan kautta osoitteessa: https://report.whistleb.com/fi/bittium.
  • Vaihtoehto 3: Jos huolesi kuuluu ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan ja ilmoitus on tehty mainitun lainsäädännön mukaisesti, voit olla oikeutettu ilmoittamaan huolestasi oikeuskanslerinviraston keskitettyyn ulkoiseen ilmoituskanavaan tai suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle. Lue lisää aiheesta oikeuskanslerin virallisilla verkkosivuilla keskitetystä ulkoisesta ilmoituskanavasta.

4. Tutkintaprosessi

Whistleblowing-tiimi

Pääsy Whistleblowing-kanavamme kautta saapuviin viesteihin on rajattu nimetyille henkilöille, jotka on valtuutettu käsittelemään whistleblowing-tapauksia. Heidän toimintansa tallennetaan lokiin, ja käsittely on luottamuksellista. Bittiumilla ilmoituskanavan kautta vastaanotetut ilmoitukset tutkii Whistleblowing-tiimimme, joka koostuu tarkastusvaliokunnan puheenjohtajasta ja lakiasiainjohtajasta kanavan ylläpitäjinä sekä valituista vastuullisuustyöryhmän jäsenistä, jotka valvovat tai johtavat tutkimuksia. Tutkintaan voidaan ottaa tarvittaessa mukaan yrityksen omia tai ulkopuolisia asiantuntijoita tai viranomaisia.

Viestin vastaanottaminen

Ilmoituksentekijä saa tiedon ilmoituksen vastaanottamisesta 7 päivän kuluessa. Viestin saatuaan whistleblowing-tiimi päättää sen hyväksymisestä tai hylkäämisestä.

Whistleblowing-tiimi ei tutki ilmoitettua väärinkäytöstä, jos:

  • väitetty väärinkäytös ei kuulu tämän Whistleblowing-ohjeen mukaisesti ilmoitettaviin asioihin
  • ilmoitusta ei ole tehty vilpittömässä mielessä tai se on ilkeämielinen
  • saatavilla ei ole riittävästi tietoa, jotta lisätutkinta olisi mahdollinen
  • ilmoituksessa esitetty asia on jo ratkaistu

Jos ilmoitus hylätään, ilmoittajalle toimitetaan päätöksen syyt. Jos ilmoitus hyväksytään, ryhdytään asianmukaisiin toimenpiteisiin tutkintaa varten.

Tutkinta

Kaikkiin viesteihin suhtaudutaan vakavasti ja näiden whistleblowing-ohjeiden mukaisesti. 

  • Kukaan whistleblowing-tiimin jäsen tai muu tutkintaprosessiin osallistuva henkilö ei pyri tunnistamaan nimetöntä ilmoittajaa millään tavalla.
  • Whistleblowing-tiimi voi tarvittaessa lähettää jatkokysymyksiä anonyymin viestintäkanavan kautta. 
  • Ilmoitusta ei tutki kukaan, jota väärinkäytös koskee tai jolla on yhteyksiä siihen.
  • Mukana olevat osapuolet käsittelevät whistleblowing-viestit ehdottoman luottamuksellisesti.

Whistleblowing-tiimi toimittaa ilmoittajalle kolmen kuukauden kuluessa ilmoituksen vastaanottoilmoituksen toimittamisesta tiedon siitä, mitä toimenpiteitä ilmoituksen perusteella toteutetaan.

Whistleblowing-kanavaa hallinnoi WhistleB, ulkopuolinen palveluntarjoaja. Kaikki viestit salataan. WhistleB turvaa ilmoituksen lähettäneen henkilön nimettömyyden poistamalla kaikki metatiedot, kuten IP-osoitteet. Ilmoituksen lähettänyt henkilö pysyy nimettömänä myös jatkokeskustelussa ilmoituksen vastuullisten vastaanottajien kanssa.

5. Tietosuojaseloste

Tietoa siitä, kuinka käsittelemme henkilötietoja palvelussa, löydät Whistleblowing-kanavamme tietosuojaselosteesta.